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文控管理

遵循ISO國際質量管理體系的文檔標準,對文檔進行全生命周期的電子化管理
幫助企業實現ISO文檔“三化”管理,達到植入制度、固化結構、追根溯源的目的

規范化
標準化
信息化

問題場景

1ISO文檔分散,無法集中管理

2 文檔信息不規范:編號重復等

3 ISO文檔查找不便,耗時耗力

4 版本管理混亂,新舊版本混淆

5 審批過程繁瑣,效率低下

6 無法及時分發與反饋

7 紙質文檔,浪費資源

8 文控人員工作繁重,壓力山大

規范化管理與法規遵從

遵循ISO文檔管理體系的要求,基于“4E控制”的思想

通過對ISO文檔全生命周期的管理,實現ISO體系文檔的標準化、規范化、信息化管理

企業的每一個崗位、每一個活動、每一份資產、每一個時刻,都處于受控之中

有效的ISO文檔分類體系

文檔狀態分類

草擬、待審、發布、存檔、未生效、已失效

文檔標簽分類

按編制部門:質量部、技術部

按年度:2015年、2016年

ISO文檔分類

質量手冊、程序文件、作業指導書、工藝文件

產品流程圖、檢驗標準、表單記錄

全面的ISO文檔信息記錄

基本信息

擴展屬性信息

ISO信息

流程信息

歷史版本、附件、關聯文件、用戶評注

ISO文檔全生命周期管理


文檔的使用控制

權限級別:6層7級;

權限成員:公司、部門、用戶、群組

權限對象:庫、文件夾、文件

權限原則:委托、繼承、禁止、組合

事務處理和監控

公告:發布會議、新版本更新、行業動態等

意見處理:對ISO文檔提出修改意見

統計報表:統計ISO文檔情況報表:新增、貢獻、逾期未還等

行為分析:監控用戶對文檔的各種操作

操作歷史記錄:在系統中所發生的所有操作記錄對已結案的案件,使用系統中的一鍵檔案生成功能

自動化處理

自動化導入

自動化發布

自動化回顧鑒定

自動化催辦

自動化到期控制

ISO文檔安全管理

文檔存儲、備份恢復

操作日志、歷史記錄

傳輸加密、動態密碼

集成其他加密軟件

IP限制、安全策略

權限限制

應用價值

構建受控文檔管理平臺,有效管理了企業的質量體系文件和技術文件

降低了文檔版本混亂更替的風險

固化了文檔的扭轉流程,確保了文件受控

保證文檔的正確性,促進文檔的快速傳播

簡化了日常工作,提升工作效率

便捷應對ISO、GMP等檢查和復審自動化導入

客戶案例

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